Privacidad, nuestro espacio y nuestro tiempo

Privacidad, nuestro espacio y nuestro tiempo

Ciertos grados de privacidad son necesarios para alcanzar la máxima productividad en las organizaciones. No podemos concentrarnos adecuadamente sin determinada privacidad, como tampoco podemos llegar a nuestros máximos estadios de creatividad. Ahora bien, ¿cómo lograr el perfecto equilibrio en el diseño de nuestro espacio?

Nuestro espacio debe estar diseñado para dar soporte a nuestras formas de trabajar. Para ello es fundamental realizar previamente un análisis de la gestión del tiempo como hemos visto en la serie de artículos precedentes. El resultado un conocimiento de en qué estamos empleando el tiempo, y sobre todo de en qué deberíamos emplearlo.

La planificación de nuestro tiempo se basa en la gestión de tareas reactivas y proactivas, que responden a las necesidades del presente y el futuro de nuestra organización. Estas tareas pueden llevarse a cabo individual o grupalmente, y pueden requerir diferentes niveles de concentración o creatividad. En función de ello tendremos los requerimientos de privacidad individual o grupal con una determinada escala temporal.

El grado en que las tareas reactivas y proactivas son individuales o grupales, o requieren concentración o colaboración, es específico de cada organización. Pero el resultado de su análisis es siempre el mismo: un mapa de necesidades de tiempo de privacidad tanto individual como grupal.

Ahora bien, el espacio es un bien escaso. La optimización de nuestro espacio está ligada con nuestros costes operativos. No podemos ni debemos permitirnos el lujo de tener espacios desocupados sin aprovechar. Si esta es una situación habitual en nuestra organización estos espacios sencillamente no deberían existir. Por lo tanto nuestros espacios de privacidad deben dar soporte al tiempo que se necesita en nuestra organización de forma agregada para las tareas que requieren concentración o confidencialidad. Ello definirá la cantidad de espacio de privacidad que debemos tener, tanto individual como grupal.

Nótese que en ningún momento hemos dicho que estos espacios deban estar asignados a una persona concreta. De lo expuesto se deduce más bien lo contrario. Si tenemos por ejemplo 5 personas en nuestra organización con necesidades de privacidad individual un 20% de su tiempo es absurdo disponer un despacho cerrado para cada una de ellas ya que va contra el principio de economía apuntado en el párrafo anterior.

Lo adecuado es un único espacio que puedan compartir planificando correctamente su tiempo. Vemos aquí de una forma muy gráfica la importancia de planificar nuestro tiempo. Ello nos llevará a un óptimo aprovechamiento de los recursos escasos de nuestra organización.

Cuando hablamos de necesidades de privacidad grupales el concepto de compartir espacios está más asimilado. Así es más frecuente que las salas se compartan aunque no dejan de verse en muchos sitios salas vacías reservadas únicamente para fines específicos. Nuevamente compartir estos espacios nos hace aprovechar de forma óptima nuestros recursos pero aquí la planificación del tiempo es más difícil porque involucra a varias personas. En este caso nos pueden resultar de gran utilidad productos tecnológicos como el RoomWizard II.